三ッ星ハウジング株式会社は、創業72年になる大橋材木(現・キリン不動産)のグループ会社として、埼玉県・群馬県を中心に事業を展開するリフォーム会社。「お客様に最高の喜びを提供する」をモットーに、地域密着型で住宅リフォームや新築工事を手がけ、施工実績は1万件以上にのぼります。

「アスベスト（石綿）の事前調査結果報告をすれば、法令対応は万全」だと思っていたが、実はそれだけでは不十分だということが判明。急いで社内体制の見直しをしていたタイミングでUNI-PORTを知り、導入に至ったそうです。導入の背景やその後の変化についてお話を伺いました。

ご担当者様：営業　酒井様 / 現場管理 齋藤様

アスベスト法令が改正される中、当時はどのように対応を対応をされていましたか？

現場担当の資格保有者に、法令周りの対応は丸投げしてお願いしている状況でした。
ですが、当社では毎月大小合わせて60件以上の工事があります。それらの工事に対して、事前調査結果の報告に加えて他の書類・看板作成や保管も対応しなければいけないとなると、絶対に対応しきれなくなることが明白でした。

また、社内にて「誰が」「何を」「どこまで」やるのか？についても決められずに困っていました。
一人に集中すると業務過多となり大変ですし、かといって複数人で運用管理するとしても、どのように記入ミスや抜け漏れなく統一化させることが出来るのか？を考えなければいけません。
社内体制の見直しが必要と感じつつも、法律に関しての知識がないのでどのような業務をどのように分担し、どのように対応していけば良いのか分からず困っていました。

そんな中、どのようにUNI-PORTを知っていただいたのですか？

アスベスト（石綿）法令が段階的に施行される中で、事前調査には資格が必要となった2023年10月に向けて社内で具体的にどのように法令対応を進めていくべきか？を考え始めるようになりました。

当時は正直なところ、周りがどう進めるのかとりあえず様子を見ながら、最低限やるべき対応はしながら進めていこうとしており、「事前調査結果をgBizIDで行政報告すれば良い」と思っていました。ですが、調べていくと事前調査結果の報告以外にも、作業報告書の作成や看板の作成・掲示、書類保管など、対応しなければいけない事がたくさんある、ということがわかってきました。

そんなタイミング、でお付き合いのある会社からUNI-PORTをご紹介いただき、「便利そうなシステムだな」と感じて問合わせをしました。

 

元々システムを入れて対応する予定だったのですか？

いえ、システムの導入は当時は全く考えておらず、社内でも「どうやって対応していこうか」といった漠然とした話しかしていませんでした。

ですが、UNI-PORTさんにお話しを伺って、これを使えばかなり便利になる！と思い、導入を決めました。

 

導入の決め手になったポイントを教えてください。

1人だけで全ての法令対応に必要な業務を行うことは不可能だったので、「複数人が、同じ方法で、ミスなく操作できるかどうか」が重要な選定ポイントでしたが、UNI-PORTはシンプルな画面で入力画面も分かりやすく、スタッフ全員が迷うことなく入力できる点が魅力的でした。

UNI-PORT導入前は、自分たちでgBizIDへ工事ごとに手入力で事前調査結果の報告をしていましたが、UNI-PORTを使えば、複数の工事情報をまとめて一気にgBizIDへ申請が出来るので、工事件数が多い私たちにとってはなくてはならないシステムになっていると思います。

 

現在は、どのようにUNI-PORTをご利用いただいていますか？

以前はgBizIDの登録は1名で対応していたのですが、現在では合計10名程のスタッフで運用しています。
工事の内容にもよりますが、基本的には下記ような流れでUNI-PORTへの入力を進めています。

(１)工事着工が決まったタイミングで事務スタッフが工事の基本情報をUNI-PORTに入力
(２)現場のことは現場担当者がそのまま引き継ぎ、情報をUNI-PORTに入力

基本的に工事の基本情報を事務スタッフが、現場の情報を現場スタッフがそれぞれ入力しているのですが、これもUNI-PORTを使っているからこそ出来る事だと思います。というのが、Excelだと複数人での同時編集が出来ません。ですがUNI-PORTであれば複数人での同時編集も可能なので、作業を分担して効率よく業務を進められています。

 

また、UNI-PORTは工事ごとにどの書類がどこまで完了しているか？が一覧でわかるため、何の情報がどこまで入力完了したのかがわかりやすく、スタッフ間での案件の引継ぎも簡単に行えています。

御社は工事件数が多いので、複数人での作業は必須ですよね！
UNI-PORTを導入して効果を実感していることはありますか？

アスベスト（石綿）の法令対応・業務管理が出来る人が増えたことで、一人に集中していた業務負担がかなり軽減されたと感じています。

“法令対応”と思うと難しく考えてしまうのですが、UNI-PORTの記入項目をみていると「基本的な情報も結構多いんだな」と、感じます。資格を持っていないスタッフ・法令に詳しくないスタッフでも慣れてしまえば基本的な情報の入力は簡単に出来るようになり、もともと法令担当を任されていたスタッフの負担は大幅に削減されました。

gBizIDでの行政報告にかかる時間も大幅に削減されました。というのも、gBizIDで手入力をすると同じ情報を何度も入力する必要があります。ですが、UNI-PORTは重複している内容は自動でコピーして反映されるので入力は一度だけで完了するんです。コピー機能のおかげもあり、1回の報告書類の作成は10分前後で処理できるようになり、gBizIDへの報告はアップロードするだけで良いので1分未満で完了しています。

また現場管理の確認漏れを防ぐ為に、石綿の行政報告がいらない工事情報もUNI-PORTに入力して工事情報を一か所に集約して活用しています。

導入して数か月なのでまだ不安な部分もありますが、これからはわからないことがあれば「UNI-PORTさんの力を借りよう」と思えるので、安心して工事に臨むことが出来ています。

 

ありがとうございました。